Cet Avis vous permet de savoir comment les entreprises du groupe Advanced Clinical recueillent et utilisent vos informations personnelles lorsque vous postulez (en ligne et hors ligne) chez Advanced Clinical.

Le groupe Advanced Clinical et le contrôleur des données

Le « contrôleur de données » des informations personnelles recueillies et traitées à votre sujet dans le cadre du recrutement est la société affiliée du groupe Advanced Clinical chargée de recruter et d’embaucher des candidats pour le poste ou le contrat auquel vous postulez (« Affilié contrôleur »). Il s’agit de la société qui est chargée de décider comment et pourquoi vos informations personnelles sont utilisées et de s’assurer que vos informations personnelles sont traitées légalement. L’Affilié contrôleur vous sera identifié dans le cadre du processus de recrutement et d’embauche.

Advanced Clinical LLC, qui est basée aux États-Unis, est responsable de la gestion des activités de recrutement en son nom et au nom de toutes les autres sociétés affiliées du groupe Advanced Clinical. Cela signifie que, où que vous soyez basé, Advanced Clinical LLC traitera vos informations personnelles aux États-Unis. Si vous postulez à un emploi ou un contrat avec Advanced Clinical LLC, Advanced Clinical LLC sera l’Affilié contrôleur. Dans tous les autres scénarios, Advanced Clinical LLC agira comme un processeur de données au nom de l’Affilié contrôleur.

Advanced Clinical LLC peut engager une autre société affiliée, Advanced RPO LLC, pour aider à gérer le processus de recrutement. Advanced RPO est également basée aux États-Unis et agit en tant que processeur de données au nom d’Advanced Clinical LLC et/ou de l’Affilié contrôleur.

L’Affilié contrôleur peut utiliser les services d’une agence « employeur officiel » (l’Agence) pour embaucher des employés et d’autres travailleurs. Si tel est le cas, et si votre candidature à un poste est retenue, votre contrat sera conclu avec l’Agence. L’Agence sera donc également un responsable du traitement des données qu’elle détient pour gérer votre emploi. Si votre candidature est retenue, vous saurez si votre contrat sera conclu avec l’Agence ou avec le l’Affilié contrôleur concerné.

Lorsque nous utilisons les termes « nous » ou « Advanced Clinical » dans le présent Avis, nous entendons l’Affilié contrôleur et/ou Advanced Clinical LLC agissant en tant que processeur de données au nom de l’Affilié contrôleur.

Collecte d’informations personnelles.

Vous pouvez fournir des informations personnelles directement à Advanced Clinical. Nous demandons certaines données, dont votre historique en matière d’éducation et d’emploi, les coordonnées et les préférences, les informations concernant l’exclusion en vertu des paragraphes 306(A) ou 306(B) de la loi de 1992 sur l’application des médicaments génériques, les qualifications professionnelles et les emplois pour lesquels vous souhaitez soumettre une candidature. Vous pouvez également choisir de fournir à Advanced Clinical des informations supplémentaires, telles que votre CV, vos relevés de notes, des références d’employeur et des informations connexes, ainsi que des demandes de rémunération.

En outre, Advanced Clinical peut recueillir des informations auprès de tiers. Par exemple, nous pouvons demander une référence à des employeurs précédents et, si nous effectuons des vérifications d’antécédents, nous recevrons des données de tiers dans le cadre de ces vérifications. Nous pourrions également obtenir des informations vous concernant à partir de LinkedIn si nous avons utilisé LinkedIn pour rechercher des candidats appropriés ou si nous nous sommes connectés avec vous ou avons consulté votre profil sur LinkedIn, ou si vous postulez à un poste via LinkedIn.

Les sites Web d’Advanced Clinical, dont nos systèmes de recrutement, peuvent utiliser des cookies et d’autres protocoles de communication électronique. Pour en savoir plus, veuillez consulter la politique de confidentialité d’Advanced Clinical .

Informations personnelles sensibles.

Advanced Clinical ne demande ni n’exige d’informations personnelles sensibles concernant la religion, la santé, l’orientation sexuelle ou l’affiliation politique dans le cadre du recrutement. Nous recueillons et traitons d’autres données personnelles sensibles dans les circonstances suivantes :

  • Si vous souffrez d’un handicap et que vous souhaitez qu’Advanced Clinical envisage un aménagement, vous pouvez fournir ces informations (données de santé) au cours du processus de recrutement.
  • Dans certains pays, nous demandons des informations telles que la race ou l’origine ethnique dans le but de contrôler l’égalité des chances ; cependant, nous n’exigeons pas des candidats qu’ils fournissent des informations sur la race ou l’origine ethnique, et si vous fournissez ces informations, elles ne seront pas consultables dans le cadre du processus de recrutement ou de sélection.
Divulgation volontaire.

Votre fournissez des informations personnelles dans le cadre du recrutement de manière volontaire, et vous déterminez l’étendue des informations que vous fournissez à Advanced Clinical. Pour les candidats en dehors des États-Unis, si vous décidez de ne pas fournir d’informations, cela peut affecter notre capacité à vous considérer pour un poste.

Utilisation des données personnelles.

Les données personnelles que vous soumettez sont utilisées exclusivement aux fins énoncées ci-dessous. Notre utilisation de vos données personnelles est basée sur différentes justifications légales (« bases légitimes ») en fonction des objectifs d’utilisation. Ces bases légales sont également énoncées ci-dessous :

ObjetBase légale
1) Objectifs de recrutement : évaluer votre candidature, vos qualifications et votre expérience pour déterminer s’il convient de vous proposer un poste (que ce soit en tant qu’employé, entrepreneur ou autre travailleur) et vous notifier si votre candidature a été retenue.Le traitement est nécessaire pour prendre des mesures à votre demande afin de conclure un contrat avec vous pour votre engagement auprès d’Advanced Clinical ; le traitement est nécessaire dans le cadre de nos intérêts légitimes, nous avons un intérêt légitime à nous assurer que les candidats qui sont reçus en entretien et embauchés conviennent au travail qui leur sera demandé.
2) Si nous décidons de vous offrir un rôle, gérer votre engagement continu (de plus amples informations sur cette finalité sont disponibles dans notre notification de confidentialité sur l’emploi).Le traitement est nécessaire à l’exécution de votre contrat.
3) Si nous ne décidons pas de vous proposer un poste, nous conservons vos coordonnées dans nos dossiers afin de pouvoir répondre à toute question que vous pourriez avoir sur le processus de sélection et de vous informer des futures offres d’emploi (sauf si vous nous avez dit que vous ne vouliez pas que nous le fassions).Le traitement est nécessaire dans le cadre de nos intérêts légitimes. Nous avons un intérêt légitime à nous assurer que nous pouvons fournir des réponses complètes à toutes vos questions et que nous disposons d’une piste de vérification claire des processus décisionnels en cas de contestation. Nous avons également un intérêt légitime à nous assurer que nous pouvons vous informer des opportunités à venir qui, selon nous, vous conviennent, afin de pouvoir engager les candidats les plus appropriés. Ceci est également dans votre intérêt car cela garantit que vous êtes informé des opportunités appropriées. Vous pourrez nous faire savoir au moment où nous vous informerons que votre candidature n’a pas été retenue, ou à tout moment par la suite, si vous ne souhaitez pas que nous conservions vos informations à ces fins.
44) Procéder à des ajustements raisonnables pour tenir compte de tout handicap dont vous nous faites part.Le traitement est nécessaire pour le respect des obligations légales dans le domaine du droit du travail ; nous sommes tenus de procéder à des ajustements raisonnables pour tenir compte des handicaps.
5) Suivi de la diversité et de l’égalité des chances.Le traitement est nécessaire dans le cadre de nos intérêts légitimes, nous avons intérêt à ce que notre organisation soit diversifiée et à ce que tous les individus aient les mêmes chances de progresser. Le traitement de ces données est nécessaire pour assurer le suivi de l’égalité des chances.

Si vous êtes embauché, les informations peuvent être utilisées dans le cadre de votre engagement et pour la gestion de notre organisation. Cela sera soumis à notre Avis de confidentialité pour l’emploi et (si vous êtes employé par notre Agence) à la politique de confidentialité propre à l’Agence.

Destinataires des données et partage avec des tiers.

Advanced Clinical partagera vos informations personnelles avec les destinataires suivants :

  • Les sociétés du groupe Advanced Clinical, tel que détaillé dans l’introduction de cet Avis ;
  • des prestataires de services et d’autres tiers si nécessaire dans le cadre du recrutement, de la vérification des antécédents, de l’emploi, de la gouvernance d’entreprise, des acquisitions et des exigences légales ou réglementaires, y compris nos principaux prestataires de services de ressources humaines. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’identité des fournisseurs de services spécifiques que nous utilisons, veuillez nous contacter à privacy@advancedgroup.com. Advanced Clinical exige de ses prestataires de services et de ces autres tiers qu’ils préservent la confidentialité de vos informations personnelles et qu’ils n’utilisent ces informations personnelles que dans le but spécifique pour lequel elles ont été divulguées ;
  • les clients d’Advanced Clinical afin de leur permettre de se conformer aux obligations de fournir des informations aux autorités réglementaires concernant les personnes travaillant sur des projets pour eux ;
  • notre Agence, si nous vous embauchons et que vous êtes employé par l’Agence, pour permettre à l’Agence de gérer votre emploi.
Sécurité et confidentialité.

Sauf indication contraire dans cette notification ou si cela est nécessaire à des fins légales ou réglementaires, Advanced Clinical traite vos informations personnelles de manière confidentielle et ne les divulguera pas à des tiers sans votre consentement. Advanced Clinical maintient, et exige de ses prestataires de services de maintenir, des contrôles administratifs, physiques et techniques raisonnables conçus pour protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles. Les employés d’Advanced Clinical qui peuvent avoir accès aux informations personnelles sont tenus de garder ces informations confidentielles.

Conservation.

Si vous êtes embauché, nous conserverons vos données personnelles traitées dans le cadre de votre recrutement pour la durée de votre emploi et la période suivante, comme indiqué dans notre notification de confidentialité sur l’emploi. Si vous êtes embauché par l’Agence, celle-ci conservera vos données personnelles pendant la période détaillée dans ses propres politiques de confidentialité.

Si vous n’êtes pas embauché, nous conserverons vos informations pendant au moins 12 mois afin de pouvoir répondre à toute question, plainte ou réclamation en rapport avec notre décision de ne pas vous embaucher. Nous utiliserons également ces informations pour étudier votre candidature à d’autres postes et vous informer des postes appropriés, à moins que vous ne nous disiez que vous ne voulez pas que nous le fassions. Si, à tout moment, vous décidez que vous ne voulez pas être considéré pour d’autres postes, vous pouvez contacter Advanced Clinical comme indiqué dans la section Enquêtes, plaintes et objections ci-dessous. Nous vous contacterons avant la fin de la période de conservation de 12 mois mentionnée ci-dessus (et à la fin de toute période de conservation de 12 mois ultérieure) pour vous demander si vous avez des mises à jour de vos informations de candidat.  À moins que vous ne nous disiez le contraire à ce moment-là, nous continuerons à conserver vos coordonnées dans nos dossiers pour une période supplémentaire de 12 mois afin de pouvoir vous envisager pour d’autres postes. Nous continuerons à vous contacter à la fin de chaque période de conservation de 12 mois pour vous demander toute mise à jour de vos informations de candidat et nous conserverons vos coordonnées jusqu’à ce que vous nous disiez que vous ne souhaitez plus être pris en considération pour d’autres postes

Vos droits.

Les lois sur la protection des données vous confèrent certains droits sur vos données personnelles. Il s’agit notamment des droits suivants :

  • Un droit de nous demander de corriger toute donnée personnelle que nous détenons à votre sujet et qui est inexacte ;
  • Un droit d’accéder à une copie de vos données personnelles (sous réserve de certaines exceptions) ;
  • Un droit à ce que certaines informations personnelles vous soient fournies dans un format électronique commun afin que vous puissiez les transférer à un tiers si possible ;
  • Le droit de demander la suppression des données personnelles dans certaines circonstances, par exemple si nous n’en avons plus besoin ou si nous les avons traitées illégalement (veuillez noter que nous ne sommes pas toujours légalement obligés de supprimer vos informations si nous pouvons démontrer pourquoi nous en avons besoin) ;
  • Un droit d’opposition à certains traitements d’informations personnelles, lorsque notre « base légale » exposée ci-dessus est notre « intérêt légitime ». Si vous vous y opposez, nous cesserons de traiter vos informations personnelles à ces fins, sauf si nous pouvons démontrer que nous avons une raison impérieuse de continuer à le faire ;
  • Un droit de nous demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles dans certaines circonstances, par exemple si vous pensez que les informations ne sont pas exactes et que nous avons besoin de temps pour vérifier si elles le sont, ou si nous avons traité des informations de manière illégale mais que vous ne voulez pas que nous les supprimions. Dans ces circonstances, nous ne ferons rien d’autre que de stocker vos informations, à moins que et jusqu’à ce que vous consentiez à ce que nous continuions à les traiter, que nous ayons vérifié leur exactitude, ou qu’il existe d’autres justifications impérieuses pour continuer à traiter les informations.

Nous répondrons à toute demande valide d’exercice de l’un des droits ci-dessus dans un délai d’un mois, ou de trois mois si la demande est complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes différentes. Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter comme indiqué dans la rubrique Demandes de renseignements, plaintes et objections ci-dessous.

Décisions automatisées.

Advanced Clinical ne prend généralement pas de décisions de recrutement ou d’embauche basées uniquement sur le traitement automatisé des données personnelles. Dans le cas où Advanced Clinical s’appuie uniquement sur une prise de décision automatisée qui pourrait avoir un impact significatif sur vous, Advanced Clinical vous donnera l’occasion d’exprimer votre point de vue et fournira toute autre garantie requise par la loi.

Demandes de renseignements, plaintes et objections.

Vous pouvez soumettre des demandes de renseignements, des plaintes et/ou des objections au traitement de vos informations personnelles, ou des demandes d’exercice de vos droits énoncés ci-dessus, en envoyant une demande par écrit à privacy@advancedgroup.com.

Vos responsabilités.

Vous êtes responsable des informations que vous fournissez ou mettez à la disposition d’Advanced Clinical, et vous devez vous assurer qu’elles sont honnêtes, véridiques, précises et non trompeuses de quelque manière que ce soit. Si vous fournissez des informations concernant toute autre personne, telles que les individus que vous fournissez comme références, vous êtes responsable de fournir tous les avis et d’obtenir tous les consentements nécessaires à Advanced Clinical pour recueillir et utiliser ces informations aux fins décrites dans cet notification.

Transferts transfrontaliers.

Comme détaillé ci-dessus, où que vous soyez basé, Advanced Clinical LLC aux États-Unis traitera vos données personnelles à des fins de recrutement. Notre système en ligne que nous utilisons pour le recrutement est également hébergé aux États-Unis et certains de nos autres fournisseurs peuvent également transférer des données personnelles vers des pays autres que votre pays d’origine. Advanced Clinical est une organisation mondiale et a développé des pratiques de données mondiales conçues pour assurer que vos informations personnellement identifiables sont protégées de manière appropriée. Nous avons mis en place des accords intra-groupe qui intègrent les Clauses contractuelles types de la Commission européenne afin de garantir que vos données personnelles restent protégées lorsqu’elles sont transférées à l’étranger vers des sociétés affiliées. Nous veillons également à ce que les Clauses soient incorporées dans les accords avec nos fournisseurs qui transfèrent des données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE.

Généralités.

Advanced Clinical peut mettre à jour cette notification de temps à autre, et la version actuelle sera disponible sur la page de recherche d’emploi d’Advanced Clinical. Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant cette notification ou son application, ou si vous pensez que vos informations personnelles ont été utilisées d’une manière non conforme à celui-ci, veuillez nous contacter à privacy@advancedgroup.com.

Advanced Clinical traitera les informations personnelles du demandeur conformément à cet Avis, sauf en cas de conflit avec les exigences de la loi applicable, auquel cas la loi applicable prévaudra.

Date d’entrée en vigueur : le 27 janvier 2022